Convertire, editare e gestire documenti in formato pdf. Qual è il modo giusto?


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Convertire, editare e gestire documenti in formato pdf
Convertire, editare e gestire documenti in formato pdf

Sinceramente non ho avuto mai la necessità di convertire un file "pdf" in altri formati, soprattutto nei più comuni .doc o .docx, al fine di poterli editare con dei software di videoscrittura. In ambito lavorativo, però, mi viene chiesto frequentemente, probabilmente perché costituisce un'esigenza pratica in determinati processi. A tal proposito vi dirò qual è il mio punto di vista.

Un file pdf realizzato da una scansione di tipo immagine, quindi non generato da un documento digitale, può essere convertito in una versione editabile seguendo questi passaggi: stampa del documento, acquisizione mediante scanner ed elaborazione da parte di un software OCR (Optical Character Recognition) che consentirà di modificarne il testo. Il software solitamente è rilasciato in dotazione con lo scanner acquistato, lo si può scaricare da internet oppure è un vero e proprio servizio online. In questo caso particolare il riconoscimento dei caratteri è legato allo stato di qualità del documento nonché alla risoluzione impostata per la scansione.

Esistono diversi servizi online sulla possibilità di convertire, editare e gestire i nostri file pdf, ma non ne citerò perché basta una semplice ricerca su internet per trovarli. Se proprio ne dovessi utilizzare uno, mi avvarrei degli strumenti messi a disposizione da Adobe Acrobat, servizi raggiungibili a questo URL. Naturalmente Adobe, che nella sezione "strumenti online" dichiara di avere inventato il formato PDF, persegue scopi commerciali, per cui i suoi tool gratuiti hanno delle limitazioni. Se non si dispone di un account a pagamento, puoi eseguire fino a 10 transazioni gratuite aggiuntive ogni 7 giorni su base continuativa quando provi altri strumenti Premium. Entro questo periodo di 7 giorni, i limiti di transazione sono i seguenti: puoi convertire un file in o da PDF ogni 24 ore, puoi comprimere un file ogni 24 ore ecc. L'elenco completo delle limitazioni può essere consultato nella sezione Domande frequenti - Provare i servizi Adobe Acrobat online nel sito di Adobe. Nonostante l'immediatezza e la versatilità di questo strumento, penso che dobbiamo stare attenti al tipo di file che sottoponiamo a questo tipo di servizi online (adobe acrobat è uno dei tanti), perché questo sarà archiviato in un server e trattato per rendercelo come desideriamo; dobbiamo stare attenti ai dati sensibili o comunque a quei dati che possano essere oggetto di un utilizzo malevolo. 
Se qualcuno si sta chiedendo per quanto tempo verrà archiviato il file che abbiamo deciso di gestire, una FAQ risponde così:

"dopo aver usato uno strumento, se non accedi per salvare o condividere il file, questo verrà eliminato dai server Adobe dopo un breve periodo di tempo".

Questa è la politica che accettiamo con il servizio di Adobe, ma cambia da un servizio all'altro.

Il consiglio che mi sento di dare è quello di utilizzare software come Microsoft Word, LibreOffice (open source) o lo stesso Google Docs in grado di convertire file pdf in una versione editabile: dal comando APRI selezioniamo il file, attendiamo la fine del processo di conversione per ottenere il documento con testo e immagini gestibili secondo le nostre esigenze. Alla fine possiamo anche riconvertire di nuovo in pdf o in altri formati messi a disposizione da questi stessi software.

Con questo non voglio dire che i servizi online per la gestione dei nostri pdf vadano assolutamente scartati: nei casi urgenti, in cui  occorrano interventi più complessi come unione, separazione e riordino di pagine, potremmo anche utilizzarli senza tralasciare accorgimenti e riflessioni sulla sicurezza dei dati contenuti. Una considerazione va comunque fatta: i nostri documenti, anche se per un periodo limitato (speriamo), sono nelle mani di soggetti terzi. 

     

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